DOCDA permite la incorporación de cualquier fichero externo (en formato Word, pdf, hojas de cálculo, imágenes, etc.) que se guarda en el sistema de gestión para su fácil acceso por parte del usuario, sin abandonar la aplicación.
Esta funcionalidad tan sencilla como útil, beneficia la labor diaria de usuarios de cualquier área, permitiendo desde el acceso al contrato digitalizado desde la misma ficha de cliente, hasta la visualización de un producto en la gestión de almacén.
Madrid, 13 de octubre de 2008. DATISA, compañía española especializada en el desarrollo y comercialización de software ERP, presenta DOCDA. Se trata de un nuevo módulo para la gestión de documentos adjuntos, que permite la rápida incorporación de ficheros externos a los aplicativos de gestión y su consulta por parte de los usuarios con un solo clic del ratón y sin abandonar la aplicación.
Las funcionalidades de este módulo, tan simples, como útiles, han sido diseñadas para facilitar el trabajo diario de los usuarios informáticos con acceso a las soluciones de gestión y pertenecientes a cualquier departamento de la empresa. La misma permite la incorporación al ERP de un amplio abanico de ficheros (Words, pdfs, hojas de cálculo, imágenes, etc.) facilitando, desde la consulta de los contratos digitalizados a través de la misma ficha de cliente, pasando por el acceso a la foto de los artículos almacenados en la gestión de stocks, hasta la incorporación de documentación técnica o manuales de uso en el área de producción o en el área TI.
“Se trata básicamente del ahorro de tiempo y de una mayor comodidad, dado que para efectuar estas consultas el usuario ya no necesita abandonar la aplicación de gestión cada vez que precisa la consulta de un fichero externo”, explica la directora comercial de DATISA, Isabel Ballestero, “dicha funcionalidad también incrementa la seguridad de la información, pues estos documentos ahora están almacenados en el ERP”.
El nuevo módulo DOCDA de DATISA también permite a los usuarios ampliar la información contenida en sus sistemas de gestión ERP sin la necesidad de transformarla y enriquecer los datos con la incorporación de diferentes formatos de ficheros.
El nuevo módulo de Gestión de Documentos Adjuntos de DATISA, asimismo, contempla la incorporación de NOTAS, contando el usuario con un campo mucho más amplio que el anteriormente disponible de Observaciones, en el que se pueden introducir, incluso, procedimientos asociados a procesos, facilitando la formación de los nuevos usuarios de las soluciones de gestión en la empresa.
Detalles técnicos
El nuevo módulo de Gestión de Documentos Adjuntos de DATISA distingue entre dos tipos de ficheros adjuntos en función de sus contenidos y la posibilidad de modificarlos, que se pueden anexar a una gran variedad de documentos como asientos, albaranes, facturas, presupuestos, pedidos, etc.
Documentos Notas: son ficheros que contienen comentarios del usuario o instrucciones, por lo que pueden modificarse en cualquier momento, pudiendo haber sólo un archivo de este tipo por cada documento al que se anexa. Pueden incluir textos y enlaces, pero no ficheros de otro tipo.
Documentos Genéricos: pueden ser ficheros de cualquier tipo, como hojas de cálculo (.xls), documentos de texto (.doc, txt, etc.), imágenes (.jpg, .tif, .bmp, etc.), documento de impresión (.pdf), etc. Estos ficheros adjuntos sólo pueden ser consultados y no modificados directamente, aunque en esta ocasión se permite adjuntar un número indeterminado de estos ficheros.
Disponibilidades
DOCDA ya está disponible de manera individual y para cualquiera de las soluciones que forman la suite ERP actual de DATISA. El mismo también estará presente en la versión 5.5.1 del ERP de la compañía, que verá la luz en enero de 2009.
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